Secretaresse Burgemeester / Medewerker Kabinet

Vacature gesloten

Secretaresse Burgemeester / Medewerker Kabinet

gemeente Nissewaard Spijkenisse

Wat is vereist?

  • Mbo+ werk- en denkniveau
  • 5+ jaar werkervaring als Secretaresse of Kabinet Medewerker, met voorkeur in een overheidsinstantie
  • Zowel zelfstandig als in teamverband kunnen samenwerken
  • Het vermogen om onder werkdruk te functioneren
  • Goed kunnen plannen en organiseren
  • Uitstekende communicatieve vaardigheden en beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift
  • Initiatiefrijk en een goed aanpassingsvermogen
  • Politieke sensitiviteit en integriteit
  • Bereid zijn om af en toe buiten kantoortijden te werken, zowel in de avond als in het weekend

Wat krijg je?

  • Maximaal €3.014 - €4.244 bruto p/m (schaal 8 CAO gemeenten), afhankelijk van kennis en ervaring en o.b.v. een 36-urige werkweek
  • IKB (17,05% flexibel in te zetten)
  • 24-urige werkweek
  • 194,4 vakantie-uren o.b.v. een 36-urige werkweek
  • Trainings- en opleidingsmogelijkheden via het Individueel keuzebudget
  • Inrichten thuiswerkplek (€ 750,- budget voor inrichten thuiswerkplek per 7 jaar)
  • Fietsregeling (€2000,- budget fietsregeling per 3 jaar)
  • Reiskostenvergoeding (volledige vergoeding OV óf € 0,21 per km (min. 10 km, max. 40 km enkele reis)

Wat doe je?

  • 30% Complex agendabeheer uitvoeren (dit kan afwijking i.v.m. de onderlinge verdeling)
  • 35% Kabinetswerkzaamheden (dit kan afwijken i.v.m. onderlinge verdeling), denk hierbij aan het organiseren van de dodenherdenking, vieringen van Jubilea, het aanvragen van onderscheidingen, zowel koninklijk als gemeentelijk
  • 20% Administratieve werkzaamheden, denk hierbij aan het agenderen van vergaderstukken, beantwoorden van e-mail etc.
  • 10% Correspondentie en postbehandeling verzorgen
  • 5% Overige werkzaamheden uitvoeren

Stel direct een vraag

Vacature

Als Secretaresse bij de gemeente Nissewaard ben je het aanspreek- en informatiepunt van het college van burgemeester en wethouders van gemeente Nissewaard. Je zorgt ervoor dat de burgemeester en de gemeentesecretaris zich kunnen focussen op de dagelijkse uitdagingen en volledig ontzorgt worden op secretarieel gebied. Je ondersteund ze niet alleen, je bent soms ook een adviseur en organisator. Je biedt zowel gevraagd als ongevraagd advies om zaken soepeler te laten lopen. Je houd afspraken nauwkeurig bij en zorgt voor een goede prioriteitstelling. Het is hierbij belangrijk dat je goed aanvoelt wat de positie en belangen zijn van zowel de klant als de organisatie. Dit vereist politiek bestuurlijke sensitiviteit.

Naast jouw werkzaamheden als secretaresse houd je je ook bezig met alles rondom de kabinetswerkzaamheden. Je draagt jaarlijks zorg voor het organiseren van de dodenherdenking op 4 mei, je houdt je bezig met het aanvragen van onderscheidingen zowel Koninklijk als gemeentelijk en alles wat daaromheen georganiseerd wordt. Verder organiseer je drie keer per jaar een lunch voor 60-jarige echtparen en zorg je voor alle andere werkzaamheden omtrent huwelijksjubilea en inwoners die 100 jaar zijn geworden. In al deze taken ben je het gezicht van de gemeente Nissewaard en laat je zien dat jouw professionaliteit en representativiteit uitstekend passen bij de functie. Je bent accuraat, hebt oog voor detail en je bent goed in staat om onder tijdsdruk te werken. Werken met strikt vertrouwelijke en geheime gegevens is jou toevertrouwd. Daarnaast vind je het leuk om het grootste deel van je werkweek op kantoor te werken met jouw collega’s en voel je je samen verantwoordelijk voor het goed laten verlopen van alle werkzaamheden en uitdagingen die er liggen.

Het Secretariaat van de gemeente Nissewaard is opgedeeld in twee teams: het Organisatiesecretariaat en het Collegesecretariaat. Het Organisatiesecretariaat richt zich meer op de algemene ondersteuning van de organisatie, waarbij de werkzaamheden minder politiek geladen zijn, maar van groot belang zijn voor de soepele werking van de gemeentelijke diensten. Jij komt terecht in het team Collegesecretariaat, die zich daarentegen focust op het ondersteunen van het college van burgemeester, gemeentesecretaris, kabinet en wethouders, waarbij taken politiek gevoeliger zijn.

Heb je vragen over deze functie? Neem dan contact op met Mark Egberts (Teamleider Ondersteuning): +31641450741.

Als je organisatiesensitief bent, graag een dienstverlenende houding aanneemt en je het uitdagend vindt om regelmatig ad-hoc taken op te pakken, dan is dit een baan voor jou.

Werkweek

Secretaresse Burgemeester / Medewerker Kabinet

Op een leuke werkdag kan je terugkijken op een dag waarop alles goed georganiseerd en verlopen is.

Op een minder leuke werkdag heb je het gevoel dat je steeds achter de feiten aanloopt, krijg je te maken met afgezegde afspraken of merk je dat mensen niet reageren op e-mails of telefonisch moeilijk te bereiken zijn.

  • 07:00
  • 08:00
  • 09:00
  • 10:00
  • 11:00
  • 12:00
  • 13:00
  • 14:00
  • 15:00
  • 16:00
  • 17:00
    • Mails lezen en beantwoorden
    • Kabinetswerkzaamheden uitvoeren
    • Post behandelen
    • Lunch
    • Telefonische gesprekken voeren
    • Kabinetswerkzaamheden uitvoeren
    • Vergaderstukken verzamelen
    • Kabinetswerkzaamheden uitvoeren
    • Bloemen/cadeaus regelen
    • Mails lezen en beantwoorden
    • Kabinetswerkzaamheden uitvoeren
    • Ad-hoctaken oppakken
    • Vergaderstukken in Notubiz plaatsen
    • Lunch
    • Mails lezen en beantwoorden
    • Actielijst bewaken
    • Kabinetswerkzaamheden uitvoeren
    • Wekelijks afstemmoment beheer gereedzetten
    • Representatieve afspraken verwerken
    • Telefonische gesprekken voeren

Voorbeeld uit de praktijk

Er komt onverwacht een verzoek binnen voor een spoedoverleg met twaalf burgemeesters uit verschillende regiogemeenten, de gedeputeerde van de provincie en ambtelijke ondersteuning. Wat doe je?

Je start onmiddellijk met het opstellen van een schema met mogelijke datums en tijden. Contact met de secretaresses van de betrokken burgemeesters is belangrijk om snel beschikbaarheden te checken. Ondanks mogelijke tegenslagen en wijzigingen in planningen zorg je ervoor dat alles op zijn plek valt. Soms regel je bijvoorbeeld een digitale bijeenkomst om gelijktijdig agenda’s te bekijken en alles efficiënt af te stemmen. Op die manier streef je ernaar zo snel mogelijk een overlegmoment te vinden.

Groeipad

De gemeente Nissewaard beschikt over een opleidingsbudget, waarmee medewerkers functie inhoudelijke opleidingen en trainingen kunnen volgen, maar ook coaching. Binnen de gemeente staat een groeipad niet vast, maar door de grootte van onze organisatie zijn er genoeg kansen om door te groeien binnen of buiten je functie.

Secretaresse Burgemeester / Medewerker Kabinet

Werken bij gemeente Nissewaard

In Nissewaard hoef je niet te kiezen tussen drukte en rust. We zijn een centraal gelegen gemeente, vlakbij Rotterdam en het Rijnmondgebied, met daarnaast landelijke dorpjes en veel groen binnen handbereik. Het levendige stadscentrum van Spijkenisse, de sfeervolle dorpskernen en mooie natuur: dit is Nissewaard, waar alle verschillen in balans zijn.

De 85.000 inwoners van Nissewaard maken de dingen niet mooier dan ze zijn. Dat iets ‘echt’ is, is van groot belang. Een mooi verhaaltje, daar prikken ze zo doorheen. Ze doen het graag op hun eigen manier en steken hun mening niet onder stoelen of banken. Dat geeft de gemeente een eigenwijs karakter. Nissewaarders zien dat er ruimte is voor ontwikkeling en verbetering en voelen zich daar graag bij betrokken. Daarom werken we als TeamNW graag samen met inwoners om van Nissewaard een nog mooiere plek te maken om te wonen, werken en ondernemen.

Wees jezelf, vaar je eigen koers, haal eruit wat erin zit en voeg toe wat er nog niet is. Maak het jouw Nissewaard!

  • Hoofdkantoor in Spijkenisse
  • 63% / 37%
  • Gem. leeftijd is 47 jaar
  • Ongeveer 850 medewerkers in dienst
  • Informele dresscode. Tijdens afspraken soms casual/formeel
  • Hybride werken behoort tot de mogelijkheden (afhankelijk van type functie en in- en externe afspraken)

Interessante baan?