Secretaresse

Solliciteer nu

Secretaresse

gemeente Nissewaard Spijkenisse

Solliciteer nu

Wat is vereist?

  • Mbo+ werk- en denkniveau
  • 3+ jaar werkervaring als Secretaresse, met voorkeur in een overheidsinstantie
  • Zowel zelfstandig als in teamverband kunnen samenwerken
  • Het vermogen om onder werkdruk te functioneren
  • Goed kunnen plannen en organiseren
  • Uitstekende communicatieve vaardigheden en beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift
  • Initiatiefrijk en een goed aanpassingsvermogen
  • Politieke sensitiviteit en integriteit

Wat krijg je?

  • Maximaal €2.666 - €3.784 bruto p/m (schaal 7 CAO gemeenten), afhankelijk van kennis en ervaring en o.b.v. een 36-urige werkweek
  • IKB (17,05% flexibel in te zetten)
  • 32-urige werkweek
  • 194,4 vakantie-uren o.b.v. een 36-urige werkweek
  • Trainings- en opleidingsmogelijkheden via het Individueel keuzebudget
  • Inrichten thuiswerkplek (€ 750,- budget voor inrichten thuiswerkplek per 7 jaar)
  • Fietsregeling (€2000,- budget fietsregeling per 3 jaar)
  • Reiskostenvergoeding (volledige vergoeding OV óf € 0,21 per km (min. 10 km, max. 40 km enkele reis)

Wat doe je?

  • 60% Complex agendabeheer uitvoeren (dit kan afwijken i.v.m. de onderlinge verdeling)
  • 25% Administratieve werkzaamheden, denk hierbij aan het agenderen van vergaderstukken, beantwoorden van e-mail etc.
  • 10% Correspondentie en postbehandeling verzorgen
  • 5% Overige werkzaamheden uitvoeren

Stel direct een vraag

Vacature

Als organisatie Secretaresse bij de gemeente Nissewaard ben je het aanspreek- en informatiepunt van alle managers en teamleiders van gemeente Nissewaard. Je zorgt ervoor dat zij zich kunnen focussen op de dagelijkse uitdagingen en volledig ontzorgd worden op secretarieel gebied. Je ondersteunt ze niet alleen, je bent soms ook een adviseur en organisator. Je biedt zowel gevraagd als ongevraagd advies om zaken soepeler te laten lopen. Je houdt afspraken nauwkeurig bij en zorgt voor een goede prioriteitstelling. Het is hierbij belangrijk dat je goed aanvoelt wat de positie en belangen zijn van je klant. Dit vereist politiek bestuurlijke sensitiviteit.

Je bent het gezicht van de gemeente Nissewaard en je laat zien dat jouw professionaliteit en representativiteit uitstekend passen bij de functie. Je bent accuraat, hebt oog voor detail en je bent goed in staat om onder tijdsdruk te werken. Werken met strikt vertrouwelijke en geheime gegevens is jou toevertrouwd. Daarnaast vind je het leuk om het grootste deel van je werkweek op kantoor te werken met jouw collega’s en voel je je samen verantwoordelijk voor het goed laten verlopen van alle werkzaamheden en uitdagingen die er liggen.

Het Secretariaat van de gemeente Nissewaard is opgedeeld in twee teams: het Organisatiesecretariaat en het Collegesecretariaat. Het Organisatiesecretariaat richt zich meer op de algemene ondersteuning van de organisatie, waarbij de werkzaamheden minder politiek geladen zijn, maar van groot belang zijn voor de soepele werking van de gemeentelijke diensten. Het team Collegesecretariaat richt zich daarentegen meer op het ondersteunen van het college van burgemeester, gemeentesecretaris, kabinet en wethouders, waarbij taken politiek gevoeliger zijn.

Heb je vragen over deze functie? Neem dan contact op met Kim van Egmond (Teamleider Ondersteuning): +31681473297.

Als je organisatiesensitief bent, graag een dienstverlenende houding aanneemt en je het uitdagend vindt om regelmatig ad-hoc taken op te pakken, dan is dit een baan voor jou.

Werkweek

Secretaresse

Op een leuke werkdag kan je terugkijken op een dag waarop alles goed georganiseerd en verlopen is.

Op een minder leuke werkdag heb je het gevoel dat je steeds achter de feiten aanloopt, krijg je te maken met afgezegde afspraken of merk je dat mensen niet reageren op e-mails of telefonisch moeilijk te bereiken zijn.

  • 07:00
  • 08:00
  • 09:00
  • 10:00
  • 11:00
  • 12:00
  • 13:00
  • 14:00
  • 15:00
  • 16:00
  • 17:00
    • Mails lezen en beantwoorden
    • Complex agendabeheer uitvoeren
    • Post behandelen
    • Lunch
    • CO-overleggen bijwonen
    • Complex agendabeheer uitvoeren
    • Vergaderstukken verzamelen
    • CO-overleggen uitwerken
    • Complex agendabeheer uitvoeren
    • Bloemen/cadeaus regelen
    • Mails lezen en beantwoorden
    • Complex agendabeheer uitvoeren
    • Ad-hoctaken oppakken
    • Vergaderstukken in Notubiz plaatsen
    • Lunch
    • Mails lezen en beantwoorden
    • Actielijst bewaken
    • Complex agendabeheer uitvoeren
    • Wekelijks afstemmoment beheer gereedzetten
    • Representatieve afspraken verwerken
    • Telefonische gesprekken voeren
    • Lunch
    • Complex agendabeheer uitvoeren
    • Bij vergadering ondersteunen
    • Mails lezen en beantwoorden
    • Stukken lezen
    • Post behandelen

Voorbeeld uit de praktijk

Er komt onverwacht een verzoek binnen voor een spoedoverleg met het gehele management team op zeer korte termijn, het liefst diezelfde week nog. Wat doe je?

Je pakt alle betrokken agenda’s erbij en gaat kijken naar mogelijkheden. Omdat het op zeer korte termijn is, moet je schuiven met andere afspraken om plek te maken. Waar nodig heb je contact met je collega Secretaresses om de agenda’s glad te trekken. Je overlegt met het Management om tot een geschikt moment te komen. Heb je een geschikt moment gevonden? Dan zorg je ervoor dat de nodige faciliteiten zijn geregeld. Sluiten sommige deelnemers bijvoorbeeld digitaal aan of is de gehele vergadering digitaal? Dan zorg je uiteraard ook voor een vergaderlink en de tools om digitaal te kunnen vergaderen.

Groeipad

De gemeente Nissewaard beschikt over een opleidingsbudget, waarmee medewerkers functie inhoudelijke opleidingen en trainingen kunnen volgen, maar ook coaching. Binnen de gemeente staat een groeipad niet vast, maar door de grootte van onze organisatie zijn er genoeg kansen om door te groeien binnen of buiten je functie.

Secretaresse 

Werken bij gemeente Nissewaard

In Nissewaard hoef je niet te kiezen tussen drukte en rust. We zijn een centraal gelegen gemeente, vlakbij Rotterdam en het Rijnmondgebied, met daarnaast landelijke dorpjes en veel groen binnen handbereik. Het levendige stadscentrum van Spijkenisse, de sfeervolle dorpskernen en mooie natuur: dit is Nissewaard, waar alle verschillen in balans zijn.

De 85.000 inwoners van Nissewaard maken de dingen niet mooier dan ze zijn. Dat iets ‘echt’ is, is van groot belang. Een mooi verhaaltje, daar prikken ze zo doorheen. Ze doen het graag op hun eigen manier en steken hun mening niet onder stoelen of banken. Dat geeft de gemeente een eigenwijs karakter. Nissewaarders zien dat er ruimte is voor ontwikkeling en verbetering en voelen zich daar graag bij betrokken. Daarom werken we als TeamNW graag samen met inwoners om van Nissewaard een nog mooiere plek te maken om te wonen, werken en ondernemen.

Wees jezelf, vaar je eigen koers, haal eruit wat erin zit en voeg toe wat er nog niet is. Maak het jouw Nissewaard!

  • Hoofdkantoor in Spijkenisse
  • 63% / 37%
  • Gem. leeftijd is 47 jaar
  • Ongeveer 850 medewerkers in dienst
  • Informele dresscode. Tijdens afspraken soms casual/formeel
  • Hybride werken behoort tot de mogelijkheden (afhankelijk van type functie en in- en externe afspraken)

Interessante baan?

Solliciteer nu