Je begint met een grondige voorbereiding: je onderzoekt de agenda en thema’s van de bijeenkomst, verzamelt achtergrondinformatie en analyseert eerdere besluitvorming en discussies binnen de regio die relevant kunnen zijn voor de Burgemeester. Hierbij betrek je verschillende bronnen, waaronder beleidsdocumenten, verslagen van eerdere bijeenkomsten en recente ontwikkelingen binnen de regio die van invloed kunnen zijn op de agenda. Ook identificeer je eventuele stakeholders en hun belangen, zodat de Burgemeester niet alleen inhoudelijk goed onderlegd is, maar ook weet wie hij of zij mogelijk aan tafel zal treffen.

Na je onderzoek en analyse, stel je een conceptvoorstel op waarin je de verzamelde informatie overzichtelijk presenteert en duidelijk de kernpunten benadrukt die voor de Burgemeester van belang zijn tijdens de bijeenkomst. Dit voorstel stuur je naar de Burgemeester, met het verzoek om feedback. Hierin nodig je de Burgemeester uit om aan te geven of alle relevante thema’s zijn behandeld en of de aangedragen informatie voldoet aan de verwachtingen. Op basis van de input van de Burgemeester voer je de nodige aanpassingen door.